Regulamin wydarzeń organizowanych w Chełmskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie

I. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady udziału w wydarzeniach organizowanych w Chełmskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie, zwanej dalej Organizatorem.
2. Wydarzenie, w rozumieniu Regulaminu, stanowi jakiekolwiek przedsięwzięcie, takie jak spotkanie autorskie, projekcja filmu, wykład, szkolenie, lekcja biblioteczna, warsztaty, koncert oraz inne niewymienione formy, organizowane lub współorganizowane przez Organizatora, które odbywa się w budynku biblioteki i w pomieszczeniach trzech filii oraz na terenie otaczającym wszystkie agendy biblioteczne.
3. Udział w wydarzeniach jest bezpłatny. Dopuszcza się możliwość wydarzeń płatnych w przypadku odpłatnego użyczenia pomieszczenia Organizatora innemu podmiotowi lub na podstawie wewnętrznych przepisów.
4. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo oraz opiekę nad dziećmi do 13. roku życia (w trakcie wydarzenia oraz w drodze do biblioteki i z powrotem) ponoszą rodzice lub opiekunowie prawni, a w przypadku grup zorganizowanych – nauczyciele, wychowawcy przedszkolni lub inni opiekunowie grupy.
5. Organizator jest uprawniony do odmowy wstępu lub usunięcia z wydarzenia osób nietrzeźwych, będących pod wpływem innego środka odurzającego, agresywnych, stanowiących zagrożenie sanitarno-epidemiologiczne lub zakłócających swoim zachowaniem przebieg wydarzenia.
6. Uczestnicy wydarzenia oraz wszystkie osoby, które znajdują się na terenie, na którym odbywa się przedsięwzięcie, zobowiązani są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób obecnych na wydarzeniu, a w szczególności przestrzegać postanowień Regulaminu oraz stosować się do zaleceń przedstawicieli Organizatora, mających na celu zapewnienie im bezpieczeństwa i porządku.

II. Zgłoszenie i warunki uczestnictwa

1. Zgłoszenia uczestnictwa należy dokonać w sposób podany w informacji o wydarzeniu.
2. Jeśli Organizator nie wymaga zgłoszenia udziału, oznacza to, że każdy chętny może wziąć udział w wydarzeniu, pod warunkiem, że liczba uczestników nie przekracza liczby miejsc w pomieszczeniu, w którym odbywa się przedsięwzięcie.
3. Jeśli liczba uczestników imprezy jest ograniczona, o wpisie na listę uczestników decyduje kolejność zgłoszeń. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia dodatkowych kryteriów kwalifikujących do udziału w imprezie.
4. Poprzez przystąpienie do udziału w imprezie uczestnicy wyrażają zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Organizatora.

III. Zmiany terminu wydarzenia

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie wydarzeń oraz zmiany ich terminu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy z powodów wskazanych w zawiadomieniu o odwołaniu.
3. Informacja dotycząca odwołania imprezy oraz ewentualnym wyznaczeniu kolejnego terminu zamieszczana jest w serwisie internetowym biblioteki oraz serwisie Facebook lub przesyłana na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.

IV. Ochrona danych osobowych i wizerunku uczestnika

1. Organizator informuje, że przebieg wydarzenia może być rejestrowany w formie zdjęć lub nagrań video. Materiały mogą być wykorzystywane przez Organizatora do celów dokumentacyjnych, edukacyjnych, promocyjnych i w tych celach udostępniane nieograniczonemu kręgowi odbiorców poprzez ich zamieszczenie w serwisie informacyjnym oraz wszystkich kanałach społecznościowych Organizatora (http://www.chbpchelm.pl/, https://www.facebook.com/chbpchelm i innych).
2. Wykorzystywanie wizerunków uczestników ww. zakresie następować będzie w granicach i w oparciu o art. art. 81 ust. 2 pkt. 2 ustawy prawo autorskie, zgodnie z którym „Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku: (…) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza”. W przypadku wątpliwości lub zastrzeżeń w powyższym zakresie Uczestnik ma możliwość skontaktować się z administratorem pod adresem e-mail: sekretariat@chbpchelm.pl.
3. Organizator zapewnia, że wizerunek uczestników imprez nie będzie wykorzystywany przez niego w celach zarobkowych, a uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.
4. Uczestnictwo w imprezach może w danym przypadku łączyć się z koniecznością podania przez Uczestnika określonych danych, w szczególności danych kontaktowych (imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu). W związku z powyższym Organizator informuje, że:

• administratorem danych osobowych uczestnika jest Chełmska Biblioteka Publiczna im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie z siedzibą przy ul. Partyzantów 40, 22-100 Chełm,
• w sprawach ochrony danych osobowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, e-mail: sekretariat@chbpchelm.pl,
• dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora wyłącznie w celu organizacji imprezy oraz komunikacji między Organizatorem a uczestnikiem,
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, w określonych przypadkach ich niepodanie może jednak uniemożliwić udział w danej imprezie,
• dane osobowe mogą być udostępniane współorganizatorom imprezy, wyłącznie w celach promocji i kontroli przebiegu wydarzenia,
• dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy, a po jej zakończeniu mogą zostać zniszczone lub przetwarzane do celów dokumentacyjnych i archiwalnych, zgodnie z obowiązującym u Organizatora Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,
• uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (w zakresie określonym w art. 15-18 oraz art. 20-21 RODO),
• w przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
• w sprawach spornych lub w przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Bibliotekę danych osobowych narusza przepisy RODO, Uczestnikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

V. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany w niniejszym regulaminie – stałe lub tymczasowe – zostaną opublikowane na stronie http://www.chbpchelm.pl.